نکات برتر برای سازماندهی کردن زندگیتان در سال 2021

 نکات برتر برای سازماندهی کردن زندگیتان در سال 2021

گاهی زندگی می تواند مانند مسابقه ای در برابر زمان به نظر برسد. کار، خانواده، سرگرمی ها. باید بین همه این ها به دقت  تعادل ایجاد شود و این کار گاهی اوقات طاقت فرسا می شود.
مدیریت موثر زمان یکی از راه های کاهش استرس در برابر فشارهای زندگی روزمره است.
این مقاله  می تواند راهنمایی  و ترفندهایی درباره نحوه سازماندهی زندگیتان در سال 2021 به شما ارائه دهد.
مدیریت زمان چیست
چرا اهمیت دارد
ماتریس اولویت بندی چیست
ابزار برتر مدیریت زمان
بهترین نکات برای  مدیریت زمان موثر

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به عمل برنامه ریزی و کنترل آگاهانه میزان زمان صرف شده برای یک کار خاص اشاره دارد. غالباً هدف، افزایش بهره وری یا کارایی است. این امر شامل کارهای مختلفی است که به زندگی، کار، سرگرمی، علایق و یا خانواده مربوط می شود تا از زمان به بهترین شکل ممکن استفاده شود.
استفاده بهینه از زمان، فرد را قادر می سازد تا نحوه انجام فعالیت های مختلف و میزان زمان لازم برای انجام آن ها را مدیریت کند. راه های مختلفی وجود دارد که می توان از آن ها برای مدیریت موثر زمان و رسیدن به اهداف یا انجام پروژه ها و وظایف مهمی که دارای موعد مشخصی هستند، استفاده کرد.
در ابتدا، مدیریت زمان فقط در یک محیط کاری مورد استفاده واقع می شد. اگرچه اکنون، این اصطلاح شامل زندگی روزمره و فعالیت های مربوط به آن نیز می شود. یک سیستم مدیریت زمان، ترکیبی از همه ابزارها، روش ها و تکنیک های مختلفی است که بتوان  بوسیله آن به طور موثر زمان را مدیریت کرد.
اغلب اوقات، مدیریت زمان برای مدیریت پروژه بسیار مهم است، زیرا اثربخشی آن تعیین می کند که پروژه به درستی و به موقع به پایان خواهد رسید. با این حال، باید در نظر داشت که تغییرات ساختاری و فنی در مدیریت زمان تحت تأثیر مفهوم زمان در فرهنگ های مختلف است.
به طور کلی، مدیریت زمان موثر می تواند به شما کمک کند بدون اضافه کاری، هوشمندانه تر کار کنید. شما می توانید در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید حتی اگر در یک پروژه وقت کمی در اختیار دارید و تحت فشار شدید کار می کنید. 
بهتر است بدانید که مدیریت زمان نامناسب می تواند منجر به افزایش استرس و کاهش اثربخشی شود.

اهمیت مدیریت زمان

زمان برای اکثر ما بسیار ارزشمند است. بسیاری از افراد با نگرانی به خاطرکمبود وقت، زمان را از دست می دهند. راه های بسیاری برای دستیابی به یک مدیریت زمان موثر وجود دارد.
شما می توانید زمان خود را با استفاده از برنامه های کامپیوتر و موبایل سازماندهی کنید، زمان خواب خود را تغییر دهید، لیست "انجام کار" تهیه کنید، ...
با این حال ، اگر در وحله اول مطمئن نیستید که چرا مدیریت زمان مهم است، انجام روش ها به شما هیچ کمکی نمی کند. اگر انگیزه استفاده از این موارد را ندارید، به احتمال زیاد هیچکدام را انجام نخواهید داد.
اول از همه، شما باید یک قدم به عقب برگردید ودید خود را بازتر کنید. به این درک برسید که اهمیت مدیریت زمان در چیست و چه چیزی از آن به دست خواهید آورد. 
دلایل حیاتی بودن زمان

محدودیت زمان

مهم نیست که زمانتان را صرف چه کاری می کنید، در یک روز فقط 24 ساعت وجود دارد. البته این برای همه صدق می کند. چه برای آن همکارتان که به نظر می رسد دو برابر  شما موفقیت کسب کرده است و چه برای آن همکاری که می تواند تنها نیمی از کاری که شما انجام می دهید را، انجام دهد. درک اهمیت مدیریت زمان موثر باعث می شود که شما بتوانید وظایف خود را به راحتی انجام دهید و پله های ترقی را طی کنید.

با تلاش کمتر می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

وقتی بتوانید نحوه گذران وقت خود را کنترل کنید ، توانایی تمرکز خود را نیز افزایش می دهید . البته با تمرکز بیشتر، به طورکلی کارایی بیشتری نیزبه وجود می آید، زیرا شما شتاب کار خود را از دست نمی دهید. وظایفتان را به سرعت انجام می دهید و به پایان می رسانید و این احساس را پیدا می کنید که روز کاریتان زودتر به پایان رسیده است.

توانایی بهتر در تصمیم گیری

خواه تاکتیک شما برای مدیریت زمان، تقسیم کردن  روز به چند قسمت باشد و یا نوشتن لیست کار، به زودی خواهید فهمید که یکی از پیامدهای مثبت مدیریت زمان این است که می توانید تصمیمات بهتری بگیرید.
وقتی احساس می کنید وقت کافی ندارید و مجبور به تصمیم گیری هستید، با فکر کردن و در نظر گرفتن شرایط مختلف، به سرعت تصمیم گیری و نتیجه گیری می کنید که همین کار قطعاً منجر به تصمیم گیری نادرست می شود. با مدیریت موثر وقت خود، می توانید از شر فشارهایی که کمبود وقت به شما وارد می کند، خلاص شوید و در این صورت احساس کنترل بر امور و آرامش بیشتری خواهید داشت.
سعی کنید هنگام تصمیم گیری به تمام گزینه هایی که در اختیار دارید، به دقت توجه کنید زیرا با این کار از میزان احتمال تصمیم گیری اشتباه به شدت کاسته خواهد شد.

در حرفه خود موفق تر شوید

مدیریت زمان موثر رمز موفقیت حرفه ای است . به جای اینکه فقط با جریان حرکت کنید ، در واقع می توانید کنترل زندگی خود رابه دست بگیرید. وقتی هر روز موفقیت های بیشتری به دست آورید، تصمیم های درست بیشتری بگیرید و آرامش بیشتری داشته باشید، توجه مردم را به خود جلب خواهید کرد.
این بدین معنی است که دیگران، از جمله اعضای ارشد، به شما اعتماد بیشتری خواهند داشت . این افزایش دید و توجه دیگران نسبت به شما ، فرصت های بیشتری را برای پیشرفت شغلی ایجاد می کند .

فرصت های یادگیری در همه جا وجود دارد

ناگفته نماند که هرچه بیشتر یاد بگیرید ارزش شما در نظر کارفرمای شما بیشتر خواهد شد. فرصت های یادگیری در همه جا وجود دارد . زمانی که بتوانید زمان خود به طور موثر مدیریت کنید، زمان بیشتری نیز برای انجام یادگیری دارید . به عنوان مثال، شما می توانید تیم دیگری که در حال کار روی پروژه ای دیگر هستند را، یاری کنید و یا در یکی از رویداد های شرکت داوطلب شوید. حتی با صرف کمی وقت با افراد خارج از دپارتمان خود می توانید چیزهای زیادی بیاموزید. هرچه بیشتر در مورد صنعت و شرکتی که در آن مشغول هستید اطلاعات کسب کنید، احتمال اینکه بتوانید روی افراد رده بالای شرکت تاثیر مثبت بگذارید، بیشتر است.

استرس کمتر

بدون مدیریت زمان در کار، خستگی و فشار، شما را از پا در خواهد آورد. وقتی احساس استرس و خستگی وجود داشته باشد، زمانبندی برای انجام کارهای مختلف، دشوار می شود. وقتی دریافتید که چگونه می توانید وقت خود را به طور موثر مدیریت کنید، دیگر در چنین سطحی از استرس قرار نخواهید گرفت.
دوری از استرس، علاوه بر این که برای سلامتی شما بهتر است، به شما، دید واضح تری نسبت زمانبندی در کارها می دهد .  شما قادر خواهید بود زمان لازم برای کارهای مختلف را تخمین بزنید و از اتمام کار در ضرب الاجل مقرر اطمینان حاصل کنید.

اوقات فراغت بسیار حیاتی است

همه برای رفع خستگی و آرامش به مدتی زمان نیاز دارند. با این حال، بسیاری از ما در واقع به اندازه کافی به خود استراحت نمی دهیم. زندگی، خانواده، کار. همیشه چیزی وجود دارد که مانع استراحت کردن شود و حتی ممکن است یافتن 10 دقیقه وقت آزاد بسیار دشوار باشد. مدیریت زمان موثر می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
وقتی با تمرکز کامل مشغول به کار هستید، در مدت زمان کمتری به چیزهای بیشتری نیز دست می یابید. تمام دقایقی را که شما با زمانبندی برای کارهایتان صرفه جویی کرده اید جمع می شوند و پس از آن می توانید در پایان یکروز پربار مدتی را به استراحت و در آرامش سپری کنید.

انضباط شخصی مهم است

مدیریت موثر زمان، جایی برای به عقب انداختن کارها نمی گذارد . هرچه در مدیریت زمان خود موفق تر باشید ، دستیابی به نظم و انضباط در کار را راحت تر خواهید کرد. این امر در زمینه های دیگر زندگی شما که به دلیل عدم نظم و انضباط، شما را از زسیدن به اهدافتان باز داشته نیز تأثیرگذار خواهد بود.

چرخه مثبت مدیریت زمان 

مدیریت زمان تأثیر گسترده ای دارد. انجام درست آن به شما این امکان را می دهد که با زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید . شما وقت آزاد بیشتری برای یادگیری ، آرامش و تمرکز خواهید داشت که منجر به موفقیت بیشتر، هم در فضای کار و هم زندگی می شود. مدیریت زمان مناسب به مانند دومینو است. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که به مهره اول ضربه بزنید و چرخه را شروع کنید.

ماتریس اولویت چیست؟

برای اجرای موفقیت آمیز هر پروژه، اجرای عالی به اندازه داشتن ایده های خوب مهم است. درک کامل از کار، ابزارهای خوب یا یک تیم برتر به تنهایی کارساز نیست. برای دستیابی به موفقیت، اجرای بی نقص بسیار مهم است. با تعیین اهداف و انجام هر کار در مهلت مقرر، می توانید پروژه های خود را به موقع به پایان برسانید، توقعات مشتری یا رئیس خود را برآورده کنید و حتی از انتظارات آنها پیشی بگیرید.  اگرچه  گفتن این حرف از انجام آن آسان تر است. شما نیاز به نظم و انضباط دارید. اولویت بندی یکی از مهمترین عناصر، هنگام اجرای هر نوع پروژه است.
اینکه یک عمل جزء اولویت هاست یا نه به عواملی از جمله فوریت، اهمیت، انرژی مورد نیاز برای انجام آن، ضروریت آن برای سایر کارها و هزینه آن بستگی دارد. یکی از مهمترین ابزار برای مقایسه این عوامل با یکدیگر و اینکه باید چه کاری را در  اولویت قرار دهیم، ماتریس اولویت است . با ترسیم دقیق اولویت های خود، ایجاد یک ماتریس اولویت می تواند به شما در افزایش بهره وری و اجرای بهتر پروژه ها کمک کند.
ماتریس اولویت مبتنی بر مدیریت زمان "چهار قسمتی" است، که توسط استفان کووی، رهبر مشهور تجارت توسعه ارائه شده است و هدف آن، تجزیه وظایف به دو بُعد اهمیت و فوریت است.
قسمت اول به موفقیت های سریع اشاره دارد که تکمیل آنها هم مهم و هم فوری است. ابتدا باید این کارها را انجام دهید.
قسمت دوم مربوط به پروژه های بزرگ است. این پروژه ها دارای ضرب الاجل مشخصی هستند و هر چند مهمند اما مبرم نیستند. برای اینگونه پروژه ها، باید در تقویم کاری خود یک یادآوری و یا محدودیت زمانی ایجاد کنید و وقتی زمان آن فرا رسید روی آنها کار کنید.
قسمت سوم مربوط به وظایفی هستند که با آن وقتتان را پر می کنید. این وظایف چندان مهم نیستند، بنابراین زمانی این وظایف را انجام دهید که کار دیگری برای انجام دادن ندارید. حتی می توانید آنها را از لیست اولویت ها خارج کنید.
قسمت چهارم به وظایف بیگاری اشاره دارد. به زبانی ساده تر، وظایفی که  وقت گیر و غیر سودمندند که نه مهم هستند و نه فوری. هرجا که ممکن است، باید از ادغام این کارها در برنامه  خود اجتناب کنید تا شما را از انجام کارهای مهم تر باز ندارند.
در بیشتر مواقع، شما مجبورید با هر چهار قسمت دست و پنجه نرم کنید. با این حال، اگر درک خوبی از نحوه مدیریت هر کار و اولویت بندی آن داشته باشید، توانایی شما در مدیرت فرصت ها و زمان بیشتر خواهد شد.

چگونه ماتریس اولویت خود را بسازیم

تنها هنگامی که به درک چگونگی عملکرد یک ماتریس اولویت رسیدید، می توانید برای طراحی آن اقدام کنید. در اینجا سه ​​مرحله وجود دارد که باید برای ایجاد یک ماتریس اولویت موثر درنظر داشته باشید:

یک لیست تهیه کنید: تمام پروژه ها، اولویت ها و اهداف فعلی خود را یادداشت کنید، خواه پروژه های در حال انجام باشد، خواه کارهای روزمره و یا اقدامات بلند مدت.

 لیست خود را رتبه بندی کنید: همه موارد درون لیست خود را بر اساس تأثیر آنها در کار خود و دنیای تجارت از یک تا ده، رتبه بندی کنید. همچنین باید میزان زمانی که هر مورد نیاز دارد را در نظر بگیرید.

جایگاه هر مورد را انتخاب کنید: هنگامی که همه این موارد را در لیست خود غربال و رتبه بندی کردید، می توانید هرکدام را در یک قسمت از ماتریس اولویت خود قرار دهید وببینید که در ابتدا چه کاری را باید انجام دهید، کدام مورد دارای اولویت است و کدام یک باید از لیست خط بخورد.