۱۰ نکته برای مدیریت بهتر زمان

آیا همیشه دیر به قرار ملاقات‌های خود می‌رسید؟ تا به حال شده ساعت‌ها زمان در دفتر خود صرف کنید اما هیچ کاری را به سرانجام نرسانید؟ ۲۴ ساعت روز را زمان کمی برای انجام کار‌های روزمره خود می‌دانید؟ اگر جواب هر کدام از این سوال‌ها برای شما مثبت است، پس باید یاد بگیرید چگونه زمان را بهتر مدیریت کنید. در ادامه مطلب ۱۰ نکته و راهنمایی درباره این موضوع به شما خواهیم رساند.

۱. بررسی شیوه صرف زمان
برای اینکه یاد بگیرید چگونه وقت خود را بهتر مدیریت کنید، باید اول از همه متوجه نقطه شروع کار خود باشید. در چند روز آینده شیوه صرف زمان خود را زیر نظر بگیرید. با خودتان رک و رو راست باشید، چه مقدار زمان برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی می‌گذارید؟ چه زمان‌هایی بیشتر از همه اوقات در روز بهره‌وری بالایی دارید؟

۲. نصب تقویم دیواری
همه ما در دفتر‌های خود و درون کامپیوتر‌ها تقویم داریم. اما یک تقویم دیواری قابل پنهان شدن از دید شما نیست و با وجود آن‌ها در محل کار همیشه تاریخ قابل مشاهده است. این تقویم دیواری را جایی نصب کنید که قابل دیدن باشد (پشت سر خود نگذارید) و تاریخ‌های مهمی که در ماه باید به یاد داشته باشید را واضح علامت بزنید. اینگونه شما می‌توانید تاریخ و گذشت روز، هفته و ماه را کنترل کنید و هیچ رویداد مهم در آینده فراموش نمی‌شود.

۳. برنامه‌ریزی برای کل روز
قبل از اینکه هر شب به خانه بروید، برنامه کار‌هایی که باید فردا انجام دهید را مشخص کنید. تو دو لیست نسازید و به جای آن دو وظیفه مهم و با اولویت خود را مشخص کنید تا فردا با تمرکز بیشتر آن‌ها را تکمیل یا به سمت تکمیل شدن ببرید. چرا فقط دو وظیفه اولویت‌دار؟ زیرا دو وظیفه حتی با یک وقفه یک روزه بالاخره انجام شدنی هستند و زمانی که آن دو را به سرانجام برسانید، به پیدا شدن حس بهره‌ور بودن درون شما کمک می‌کنند.

۴. چک نکردن دائم ایمیل‌ها
آیا هر زمان که روی صندلی خود در دفتر می‌نشینید، شروع به چک کردن ایمیل‌های تازه می‌کنید؟ اینکار شما را به درون کار‌های پیچیده دیگری سوق می‌دهد و در نهایت با خراب کردن برنامه شما، تمام نقشه‌هایی که دیشب کشیده بودید را به تاخیر می‌اندازد. ساعت‌های اولیه روز خود را روی وظایفی قرار دهید که بیشترین اولویت و اهمیت را دارند. از این طریق پیشرفتی در کار خود خواهید دید و بعدا نیز با احتمال بیشتری برمی‌گردید و کار خود را تکمیل می‌کنید.

۵. زمانی برای ارتباط با دیگران
تمرکز در زمانی که دائم گوشی شما زنگ می‌خورد، ایمیل دریافت می‌کنید یا دیگران با یکدیگر صحبت می‌کنند، بسیار سخت است. ۳۰ دقیقه از زمان کار هر روز خود را برای برقراری ارتباط با دیگران بگذارید. پس از آن در کمال تعجب می‌توانید کارهایی بیشتری را تکمیل کنید.

۶. بستن در‌ها
اگر یک دفتر مخصوص خود دارید، در زمان نیاز از بستن در و گذاشتن یک علامت «مزاحم نشوید» بر روی آن نترسید. اگر نیاز هست با تلفن درخواست‌های ملاقاتی که در زمان‌های حساس می‌شود را رد کنید یا مودبانه از همکار‌های خود بخواهید بعدا پیش شما بازگردند یا بعدا به آن‌ها سر بزنید. زمانی که در حال کار حساس و مهم خود هستید، در‌ها را بر روی اینترنت هم ببندید و نگذارید حواس شما را پرت کند.

۷. زمانی برای کار نکردن
وقفه در بین کار آزار دهنده است اما گاهی اوقات ضروری می‌نماید. شاید چیزی به توجه آنی شما نیاز داشته باشد یا ممکن است یک جلسه ناگهانی آغاز شود. لازم نیست با برنامه ریزی دقیقه به دقیقه روز خود را نابود کنید، به جای آن، انتظار انجام کار واقعی به مدت ۴ تا ۵ ساعت در روز را از خود داشته باشید و باقی وقت را به رفع پیش‌آمد‌ها مشغول شوید.

۸. ادغام وظایف مشابه
زمانی که به ناحیه محل کار خود وارد می‌شوید، سعی کنید وظایف مشابه را با هم انجام دهید. با اینکار حجم کاری که باید در طول روز انجام دهید ناگهان کاهش پیدا می‌کند و تمرکز بر روی وظایف اصلی در محل کار بیشتر می‌شود.

۹. مراقبت از سلامتی
تا به حال شده شب‌ها تا دیر وقت کار کنید و فردای آن روز خسته و بی‌حوصله روز کاری خود را شروع کنید؟ خواب مناسب و کافی، غذا خوردن با برنامه و ورزش قطعا بهره‌وری شما را افزایش خواهد داد. مراقب سلامتی خود باشید.

۱۰. توجه به ریتم زندگی
به قدم اول بازمی‌گردیم، چه زمانی شما بیشترین و بالاترین مقدار بهره‌وری خود را حس می‌کنید؟ ممکن است پس از صرف یک وعده غذا یا شاید ۴۵ دقیقه پس از خوردن چایی یا قهوه صبحگاهی. با توجه به تجربه روزانه خود سعی کنید اوقات حداکثر بهره‌وری خود را پیدا و از آن برای پیشرفت و انجام کار‌هایی مهم و حساس استفاده کنید. برای زمان‌های حداکثر بهره‌وری خود برنامه ریزی کنید و با انرژی زیاد کار‌های خود را انجام دهید. بهتر است کار‌های روتین و روزمره را بگذارید برای زمان‌هایی که بهره‌وری شما کاهش پیدا کرده است.