مدیریت زمان چیست

مدیریت زمان چیست 

10 مرحله برای رسیدن به مدیریت زمان موثر
مدیرت زمان یکی از قدیمی ترین مشکلات بشر است. زمانی که می خواهید کاری را به تنهایی انجام دهید، باید تمام مسئولیت های آن کار را به عهده بگیرید و نباید زمان را از دست دهید. با تمام تکنولوژی های جدیدی که در دسترس شرکت های نوپا قرار دارد، باز هم مدیریت زمان مشکل اصلی آن ها است. 
این 10 مرحله به شما کمک می کند تا به یک سیستم مدیریت زمان موثر دست پیدا کنید.

1.مشخص کنید که چه میزان زمان در اختیار دارید.

اولین قدم شما، تعیین میزان زمانی ست که می توانید در روز برای انجام کارتان در نظر بگیرید. 
با خود صادق باشید: در روز چقدر وقت صرف چک کردن ایمیلتان می کنید؟ چه میزان از برنامه خود را برای ملاقات ها و جلسات در نظر گرفته اید؟ آیا واقعا به دو ساعت زمان استراحت نیاز دارید؟
هنگامی که محدودیت های خود را بررسی کردید، می توانید برنامه ریزی تعیین میزان زمان مورد نیاز برای جنبه های مختلف تجارت خود را آغاز کنید. به نظر ساده می رسد اما بسیاری از ما این مرحله ساده را نادیده می گیریم. برنامه ریزی و زمانبندی قبل از انجام کار، می تواند خیلی از مشکلات ما را حل کند.

2.برای زمانتان ارزش قائل باشید.

به قول قدیمی ها وقت طلاست. باید برای آن ارزش قائل شوید. زیرا اهمیت دادن به وقت نه تنها باعث کاهش هزینه ها در راه اندازی شغل جدیدتان می شود بلکه باعث می شود بار کاری خود را نیز مدیریت کنید. اهمیت به این نکته موجب رونق در کسب و کارتان می شود و نادیده گرفتن آن باعث ضررهای متعددی در تجارت نوپای شما خواهد شد. وقت و زمان یک منبع محدود و گران است و مدیریت زمان یکی از سخت ترین جنبه های سرپا نگه داشتن تجارت شما است.

3.اولویت بندی کنید.

همه ما با آن لحظه اعصاب خرد کن اولویت بندی کارها روبرو شده ایم. مطمئن باشید، عقب انداختن این کار، از اهمیت آن نمی کاهد. جرات به خرج دهید و کمر همت را ببندید و با آن روبرو شوید.با اینکه اکثر مشاغل کوچک ذاتاً در انجام چند وظیفه همزمان بسیار خوب عمل می کنند، اما تحقیقات نشان می دهد اولویت بندی برای مدیریت بهتر زمان، به شما کمک می کند راحت تر از وظایفتان بر بیایید. اگر نمی توانید به خود انگیزه لازم برای اولویت بندی کارها را بدهید، می توانید از سیستم پاداش شخصی استفاده کنید. به این صورت که هر زمان کاری را به درستی انجام دادید ویا کاری بزرگ را به انجام رساندید برای خود پاداشی معین کنید.

4.لیست های "انجام کار" منطقی، تهیه کنید.

بیایید بپذیریم، هیچ چیز بدتر از این نیست که خودتان را با صدها کار مشغول کنید ولی هرگزنتوانید آن ها را به پایان برسانید. با در نظر گرفتن محدودیت های خود یک لیست انجام کار تهیه کنید و با انجام دادن هر کار، آن را از لیست خط بزنید و از احساس رضایتی که این کار به شما می دهد لذت ببرید.
اگر تنوانستید لیست بلند بالایی تهیه کنید نگران نشوید زیرا لیست های کوچک موثرتر هستند. با به پایان رسیدن هر لیست، پیشرفت شما مشهودتر می شود و همین موجب با انگیزه تر شدن شما برای رسیدن به مقصد نهایی می شود. استفاده از لیست های بلند و غیرمنطقی، سرعت به پایان رساندن آنها را کاهش می دهد و دیدن یک لیست ناتمام احساسی منفی را در شما ایجاد می کند که ضربه بزرگی به اعتماد به نفس شما خواهد زد.

5.قاطع باشید.

اهداف روزانه را به ترتیب اهمیت آن ها، اولویت بندی کنید(ضرب الاجل، حجم کار و ...) و به آن ها پایبند باشید. اگر در یک محیط کاری مشترک مشغول هستید، سعی کنید تا زمانی که وظیفه تعیین شده خود را انجام نداده اید از صحبت های بی ربط بپرهیزید. برای باز نگه داشتن خطوط ارتباطی، از صحبت های طولانی با تلفن خودداری کنید و برای جواب به ایمیل ها، تنها از جملات کوتاه و مودبانه استفاده کنید.
زمانی که تصمیم گرفتید که کدام کار را انجام دهید، تردید نکنید. دودلی نام دیگر اهمال کاری است.

6.تمرکز داشته باشید.

اجازه ندهید که حواس پرتی شما را در چنگ خود بگیرد. تمرکز بر وظیفه مشخصی که بر عهده دارید کلید به موفقیت رسیدن شغل نوپای شماست. سعی کنید در مدت زمان کمی متمرکز بمانید. بر فرض مثال 20 دقیقه بر کارتان کاملا متمرکزشوید و قبل از تمرکز دوباره چند دقیقه استراحت کنید. هوشیاری در مورد مدت زمانی که باید برای انجام هر کاری سپری کنید، به شما امکان می دهد که در برنامه زمانی خود ثابت قدم بمانید.
مسائل به ظاهر ضروری به راحتی می توانند باعث حواس پرتی شوند. مخصوصا مسائلی که شما از پس انجام آنها برمی آیید. مثلا سوالاتی که مشتریان با آنها درگیر هستند و شما با دید و تجربه ای که در کار خود دارید، به راحتی می توانید به آنها پاسخ دهید. اما این کار اشتباه است و باید بر وظایف روزانه ای که برای خود تعیین نموده اید متمرکز بمانید و پاسخ به مشتریان را به عهده "مدیر ارتباط با مشتری" بگذارید.

7.از تکنولوژی مدیریت زمان بهره بگیرید.

تعداد بی شماری از برنامه های آنلاین مدیریت زمان وجود دارد که اگر بخواهیم به دو نمونه اشاره کنیم می توانیم از کلیک آپ و تاگل نام ببریم. یا برنامه ای برای نظارت بر میزان زمانی که برای انجام یک کار صرف کرده اید وجود دارد. برنامه هایی برای مسدود کردن سایت هایی که وقت شما را تلف می کنند وجود دارد و صدها برنامه دیگر که به شما کمک می کند تا بهتر از وقتتان استفاده کنید.

8. استرس چیست؟

اگرچه برخی از استرس ها مانند آدرنالین ممکن است شما را در رسیدن به اهداف سوق دهد ، اما استرس بیش از حد شما را از انجام بی نقص کارتان باز می دارد. این مقاله به طور خلاصه شما را با  موضوع زمان و استرس آشنا می سازد: 
(کارهای زیادی وجود دارد که مردم می توانند برای کاهش استرس انجام دهند. احتمالاً اکثر مردم حتی می دانند چه کاری برای مبارزه با استرس موثر است. دانستن، راه مبارزه با استرس نیست، به کار بردن دانسته ها راه مبارزه با آن است.)
استرس ممکن است باعث شود شما وقت خود را با نگرانی در مورد نحوه انجام یک پروژه تلف کنید و حتی بهره وری شما را کاهش دهد. بنابراین، توصیه می کنم که شما :

9.به خود استراحت دهید.

توجه داشته باشید که اگر استرس و زمان را به درستی مدیریت نکنید، دست به دست هم می دهند و موجب می شوند که شما احساس کنید که زمان کمی برای رسیدن به هدفتان دارید. دقت کنید که تحت فشار و استرس قرار گرفتن به خاطر کمبود وقت، حس ناخوشایندی است که دشمن اصلی  بهره وری در کار است.
عجله نکنید. به خود استراحت دهید و وظایفتان را با استفاده از "لیست های انجام کار" و الویت بندی انجام دهید. با وقفه های کوتاه و منظم به مغز خود استراحت دهید و اطمینان حاصل کنید که در پایان روز احساس خستگی کمتری خواهید کرد. در این بین احتمالاً به دستاوردهای بسیار بیشتری خواهید رسید. از توانایی های خود آگاه باشید و بیش از حد توانایی از خود کار نکشید.

10. کارتان را به موقع به اتمام برسانید. 

به ضرب الاجل های خود پایبند باشید و هرگز بهانه نیاورید. به یاد داشته باشید که اگر مدام از کار اجتناب کنید، در نهایت وظایف زیادی روی دستتان می ماند. انجام کارها در بدو به عهده گرفتن آنها به شما کمک می کند تا کارآیی بیشتری داشته باشید. اما فراموش نکنید که به موقع محل کار را ترک کنید و استراحت کنید. خسته کردن خودتان هرگز ایده خوبی نیست و خوش رفتاری با خودتان بخشی از کل فلسفه مدیریت زمان است.
امیدوارم، نکات ما ایده بهتری از نحوه مدیریت وقت به شما بدهد و مراحلی را که باید برای بهبود بهره وری از وقت کلی خود، طی کنید را به شما ارائه دهد.

7 نکته برای مدیریت بهتر زمان

در اینجا لیستی از نکات برتر برای مدیریت زمان موثر قرار داده ایم.

1.یک حسابرسی زمانی انجام دهید.

مدیریت موثر زمان با درک اینکه "آیا در حال حاضر با میزان وقتی که برای کار صرف می کنید، کارآمد و موثر هستید" شروع می شود. شما تا وقتی که از نحوه گذراندن وقت خود درک کاملی پیدا نکردید، نمی توانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.
به مدت یک هفته بر نحوه وقت گذرانی خود نظارت کنید، این کار به شما تصویری واضح ارائه می دهد که آیا یک مدیریت زمان موثر دارید یا خیر. حسابرسی زمانی به شما کمک می کند تا متوجه شوید که کجا زمان را به خوبی مدیریت می کنید و در چه مواردی احتیاج به اصلاح مدیرت زمان دارید.
زمانی که درک کردید وقتتان چگونه صرف می شود، می توانید یک استراتژی موثر برای کاهش صرف وقت بر کارهای کم ارزش و گسترش وقت خود برای فعالیت هایی که بیشترین نتیجه را دارند، ایجاد کنید.

2.اهداف موثرتعیین کنید.

تعیین هدف موثر چارچوبی را برای مدیریت موثر وقت شما فراهم می کند. تعیین اهداف، به شما تصویر روشنی از نتایجی که می خواهید در آینده بدست آورید می دهد. تعیین هدف به شما یک مسیر و برنامه ریزی مشخص می دهد که زمان خود را در کجا متمرکز کنید تا به نتیجه برسید. این امر با تمرکز وقت خود بر روی تعداد کم اما مهمی از فعالیت ها، به افزایش کارایی و اثربخشی کمک می کند.
پس از روشن شدن اهدافی که می خواهید به آن برسید، می توانید زمانبندی را آغاز کنید  و هر روز مثمر ثمر باشید. تعیین اهداف موثر استرس را کاهش می دهد و مهارت های بهره وری مانند اولویت بندی و برنامه ریزی را بهبود می بخشد.

3.برای هرروز خود برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی روزانه به شما کمک می کند زمانتان را به طور موثر مدیریت کنید. پیش از شروع کار، مشخص کنید مهم ترین اولویت روزانه شما کدامند، مطمئن شوید که برای کار آماده هستید.
برنامه ریزی روزانه به شما کمک می کند تا زمانی که کار خود را آغاز می کنید، نگران این موضوع نباشید که باید روی چه کاری تمرکز کنید و یا وقتتان را با انجام کارهای کم اهمیت تلف کنید.
داشتن برنامه های روزانه به شما کمک می کند تا منظم ، متمرکز و سازنده تر باشید.

4. روز خود را با تمرکز کامل شروع کنید.

با شروع مناسب روز می توانید کارایی و اثربخشی خود را به حداکثر برسانید. نحوه شروع روز می تواند بر میزان بهره وری شما در طول روز تأثیر بگذارد.
زمانی که درباره کار خود مصمم هستید، روزتان را با تمرکز کامل روی انرژی و زمانی که  می خواهید صرف انجام کار کنید، آغاز می کنید. این عزم و اراده به شما کمک می کند تا زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
مدیریت زمان موثر با مشخص کردن نتیجه ای که می خواهید بدست آورید و پیدا کردن ساده ترین، آسان ترین و پربارترین راه دستیابی به آن نتایج شروع می شود. برای اینکه زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، با برنامه ریزی کارهای خود شروع کنید تا در مورد اولویت های روز خود ایده روشنی بدست آورید. برای بررسی اهداف بلند مدت وقت بگذارید و برنامه ریزی کنید تا فعالیت های شما با آن چشم انداز همسو شود.
روی کمیت کار متمرکز نشوید. در عوض، بر تأثیر و کیفیت کار خود تمرکز کنید تا بتوانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.

5. روی فعالیتهای با ارزش بالا تمرکز کنید.

فعالیت های با ارزش بالا فعالیت هایی هستند که شما را به ساده ترین ، آسان ترین و پربارترین راه به اهداف خود نزدیک می کنند. مدیریت موثر زمان با شناسایی مهمترین اولویت های روزانه شما شروع می شود. با درک ارزش وقت خود و تأثیر این اولویت ها می توانید تلاش خود را بر روی تعداد کمی فعالیت متمرکز کنید که به شما کمک می کند هر روز پیشرفت چشمگیری داشته باشید. انجام مهمترین فعالیتهای خود در آغاز روز این اطمینان را حاصل خواهد کرد که یک روز سازماندهی شده خواهید داشت و زمان خود را بهتر مدیریت خواهید کرد و همینطور باعث می شود زمانی که شما دارای انگیزه و انرژی بالایی هستید، موثرتر نیز خواهید بود.

6.حواس پرتی ها را به حداقل برسانید.

وقتی عواملی که باعث حواس پرتی می شوند را به حداقل برسانید، می توانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید. عوامل حواس پرتی باعث کاهش بهره وری، افزایش استرس و اتلاف وقت می شوند.
اگر نمی توانید عوامل حواس پرتی را از بین ببرید، ممکن است مهلت مقرر برای پایان کار را از دست بدهید یا مجبور باشید ساعت های بیشتری کار کنید تا وقت تلف شده را جبران کنید. برای مدیریت بهتر زمان و جلوگیری از حواس پرتی، هر روز لیست کارهای کوچکی ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا تمرکز و حواس خود را بدست بگیرید.
عواملی که شما را از مهم ترین اولویت های خود دور می کند، شناسایی کنید. سپس، برای از بین بردن آنها یک به یک، تلاش کنید. برای غلبه بر حواس پرتی، با راهنمایی هایی که در این مقاله ذکر شد، تمرکز خود را بهبود بخشید و بهره وری خود را افزایش دهید.

7. برای هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید.

مدیریت زمان موثر با برنامه ریزی بهتر شروع می شود. وقتی بطور موثر زمان خود را برنامه ریزی می کنید، هر روز دید بهتری نسبت به فعالیتی که برایتان اهمیت دارد، پیدا می کنید و کارایی و اثر بخشی خود را افزایش می دهید.
بدون داشتن یک برنامه مشخص، به راحتی می توانید احساس حواس پرتی و خرد شدن در زیر سنگینی بار کارهایی که باید انجام دهید، پیدا کنید
وقتی برای انجام کاری برنامه ریزی کنید، نسبت به انجام آن کار احساس مسئولیت بیشتری خواهید کرد. اگر فعالیتی را برنامه ریزی کردید، می توانید برای اتمام کار محدودیت زمانی تعیین کنید و وقتی کار را به پایان رساندید، اعتماد به نفس و انگیزه بیشتری پیدا می کنید. به نوعی پیشرفت خود را به چشم خواهید دید.
یک نکته عالی در مدیریت زمان این است که در پایان هر روز ده دقیقه وقت بگذارید تا برای روز بعد برنامه ریزی کنید.