توصیه های مدیریت زمان برای صاحبان مشاغل کوچک

توصیه های مدیریت زمان برای صاحبان مشاغل کوچک

صاحبان مشاغل اغلب با وظایف متعددی درگیر هستند و زمان کافی برای رسیدگی به آن ها را ندارند. برای سهولت کارها می توانید از این توصیه های مربوط به مدیریت زمان استفاده کنید.

برای هفته ی پیش رو از قبل برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی برای هفته ی پیش رو ، کلید مدیریت زمان خوب است - خواه یک کسب و کار تک نفره در خانه داشته باشید یا یک شرکت نوپای در حال رشد، یک برنامه برای هفته ی پیش رو به شما این امکان را می دهد که از قبل برنامه ریزی کنید و زمان خود را با اولویت بندی کارها تنظیم کنید . این کار باعث کاهش استرس شما نیز می شود.
مشاغل مختلف باید برنامه ی در طول هفته ی خود را مشخص کنند. به عنوان مثال ، اگر روز پنجشنبه باید کاری را تحویل دهید ، روزهای منتهی به پنج شنبه را روی پروژه کار کنید و کارهای غیر فوری اما مهم مانند جلسات را برای روز جمعه بگذارید. در صورت تغییر ناگهانی اولویت ها ، آماده ی تنظیم مجدد برنامه خود باشید. در صورت تغییر شرایط به یک برنامه ی جایگزین فکر کنید.

اثرات مدیریت زمان ضعیف

همه ما چنین شرایطی را تجربه کرده ایم که زمان کافی در روز برای انجام تمام کارهای مهم خود نداشته باشیم - و غالباً ، در چنین شرایطی احساس درماندگی می کنیم. اغلب کمبود وقت خود را به گردن دیگران می اندازیم و خود را بدشانس می دانیم.
روشهای زیادی برای مدیریت موثر زمان وجود دارد که مشهورترین این روش ها قانون 80-20 است (در مورد آن توضیح می دهیم). اما چرا ما اغلب در مدیریت زمان خود ضعیف عمل می کنیم؟

معمای بهره وری

بهره وری کارگران انگلستان در سه ماهه پایانی سال بار دیگر با افت 0.1 درصدی در مقایسه با سه ماهه مشابه سال قبل روبرو شد.
با این حال ، اداره ملی آمار(ONS) می فهمد که این مسئله سالهاست رواج دارد و از آن به عنوان "معمای بهره وری" یاد می کند.
این مساله یک معضل است زیرا بهره وری عامل اصلی رشد اقتصادی و سطح بالای زندگی در انگلستان تلقی می شود.

اثرات مدیریت زمان ضعیف چیست؟

به وضوح یک مسئله اساسی در مورد بهره وری در انگلیس وجود دارد. آیا اشکال مدیریت ضعیف زمان کار است؟
مدیریت زمان ضعیف می تواند تأثیرات مخربی روی افراد و سازمان ها بگذارد. بیایید نگاهی به برخی از این اثرات بیندازیم.

کیفیت کار ضعیف

هنگام تلاش برای تکمیل کارها در آخرین لحظات ، مطمئناً کیفیت کار را فدای سرعت خواهید کرد . می توانید با گذاشتن وقت کافی در پایان هر روز برای بررسی اشتباهات و ایجاد تغییرات، از این امر جلوگیری کنید.

از دست دادن مهلت ارائه ی کار

برای همه ی ما اتفاق می افتد که نتوانیم کار را به موقع تحویل دهیم. گاهی کارهای بیش از حدی را به عهده می گیریم و به طور حتم مهلت انجام یکی از این کارها را از دست خواهیم داد . به همین دلیل تنظیم یک برنامه ی اولویت بندی شده و رد کردن یا سپردن وظایف غیرضروری بسیار مهم است.

روابط کاری ضعیف

مدیریت زمان ضعیف شما می تواند روی دیگران هم تأثیر منفی بگذارد . مثلاً ، اگر دیر به جلسه برسید باعث ناراحتی همکاران خواهید شد. برنامه ریزی صحیح برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی ضروری است. همیشه زمان کافی برای اصلاح کارهای خود بگذارید ، حتی اگر نیازی به آن ندارید.اگر زود به جلسه برسید بهتر از این است که دیر کنید!

قانون 20-80

اصل پارتو ، که به عنوان قانون 20-80 نیز شناخته می شود ، یکی از شناخته شده ترین مفاهیم در مدیریت زمان است.
کاشف این اصل، ویلفردو پارتو ، اقتصاددان ایتالیایی است.نتایج به دست آمده از تحقیقات او در سال 1906 نشان می دهد که 80% از زمین های ایتالیا متعلق به 20% جمعیت این کشور است. این مساله چه ارتباطی با مدیریت زمان دارد؟ پارتو سپس فهمید که این قانون تقریباً در همه ی حوزه ها وجود دارد.مثلاً در تجارت گفته می شود که اغلب 80٪ از وقت خود را صرف کارهای بی اهمیت می کنیم و تنها 20٪ زمان را برای کارهای حیاتی، صرف می کنیم .
ما می توانیم قانون 20-80 پارتو را تقریباً برای هر شرایطی اعمال کنیم. درک این اصل برای یادگیری نحوه اولویت بندی کارها و زمانی که باید به آنها اختصاص دهید ضروری است.بر اساس این قانون 20% اقدامات منجر به 80% نتایج مهم می شوند.پس بهتر است روی 20 درصدی که اهمیت دارد متمرکز شوید.
یکی از روشهای معمول مدیریت زمان ، "قورت دادن قورباغه" است که شامل انجام سخت ترین کار در ابتدای روز است ، با این امید که در طول روز مجبور به انجام کار سخت تر از آن نخواهید بود.با این حال ، برای انجام این کار ابتدا باید از وسوسه ی انجام دادن کارهای کوچک جلوگیری کنید.
در واقع این روش هم مربوط به اصل پارتو می شود. زیرا شما باید از خود بپرسید که آیا این کار جزو 20٪ وظایف اولیه ی روزانه شما قرار می گیرد یا اینکه جزو 80٪ پایانی با اهمیت کمتر است.

آموزش آنلاین مدیریت زمان

می توانید از دوره های آنلاین آموزش مدیریت زمان استفاده کنید . تا به طور موثر برای زمان خود برنامه ریزی کنید و از "راهزنان زمان" رها شوید.
این دوره ها شما را به ابزاری که برای کنترل زمان  نیاز دارید مجهز می کنند تا بتوانید مدت زمان بیشتری را برای کارهای مهمتر صرف کنید.

1. دسته بندی کارها 

یکی از موثرترین استراتژی های مدیریت زمان در هنگام برنامه ریزی برای هفته ، دسته بندی کارها است. مرتب کردن فعالیت های مشابه یا مرتبط در کنار هم در یک روز می تواند مفید باشد . زیرا دیگر ذهن تان مجبور نیست از موضوعی به موضوع دیگر پرش کند و روی یک هدف خاص متمرکز می شود .
به عنوان مثال ، ممکن است یک روز کامل را به کار روی فعالیت های بازاریابی مانند شبکه های اجتماعی و نوشتن خبرنامه اختصاص دهید . می توانید یک بعد از ظهر را برای حساب کردن فاکتورها سپری کنید ، که در این صورت سریع تر انجام خواهد شد. از آن جا که کارها مربوط به یکدیگر است، می توانید خلاقیت خود را به طور همزمان در چندین مورد مشابه اعمال کنید. به خاطر داشته باشید این رویکرد مدیریت زمان برای مشاغل مختلف می تواند مفید باشد. 
2. برنامه ی هر روز را مشخص کنید.

یک برنامه ی روزانه ی مناسب زیربنای یک هفته ی برنامه ریزی شده است . تعداد زیادی قالب آماده در اینترنت وجود دارد که می توانید برای برنامه ریزی روزانه ی خود از آن ها استفاده کنید. این کار می تواند برای هر فرد و یا کل گروه  مفید باشد. یک قالب برنامه ی خوب باید برای هر روز جدول یکسان و فضای کافی برای نوشتن چند کلمه در مورد هر کار داشته باشد.
اگر شغل انفرادی دارید و دوست دارید روی کاغذ برنامه ریزی کنید ، می توانید از یک دفترچه یادداشت استفاده کنید و مطمئن شوید که برنامه شما همیشه در دسترس تان است.
 
3. برای اختلال ها برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی برای هر ساعت از روز واقع بینانه نیست . بنابراین این کار را انجام ندهید که با شکست مواجه خواهید شد. بهترین سیستم های مدیریت زمان روی تعادل استوار است! در عوض انتظار حواس پرتی ، اختلال و روبرویی با چالش ها و فرصت های غیرمنتظره را داشته باشید و برای آن برنامه ریزی کنید. هنگامی که برای هفته آینده برنامه ریزی می کنید ، یک زمان کوچکی را به عنوان زمان وقفه در نظر بگیرید تا در صورت نیاز از آن استفاده کنید.
بنابراین اگرچه ساعات کاری شما ممکن است از9 تا 5 با یک ساعت ناهار باشد ، اما می توانید یک ساعت از کل وقت را کسر کنید. فکر نکنید با این کار وقت تان تلف شده است .یک تاخیر کوچک می تواند به شما کمک می کند تا به ذهن خود استراحت دهید و حتی ممکن است لحظه ای باشد که افکار تازه به ذهنتان می رسد.

4.غرق کار شوید.

ایده ی کار عمیق این است که شما آگاهانه بر روی کار خود تمرکز کرده و توجه خود را به دور از حواس پرتی ها روی آن معطوف کنید. برای دستیابی به آن ، باید زمانی را که از جلسات و سایر تعهدات دور هستید به طور کامل به یک کار اختصاص دهید و روی آن متمرکز شوید.
برای کار متمرکز در برنامه ی هفتگی خود وقت بگذارید و با جلوگیری از حواس پرتی و وقفه ها در این زمان، از اهداف خود حمایت کنید. علامت «مزاحم نشوید» و پیام گیر تلفنی یک شروع خوب برای استفاده از این استراتژی مدیریت زمان است.

کارهای روزانه ی خود را سازماندهی کنید.

یک روز کاری معمولی برای صاحبان مشاغل کوچک چگونه است؟ یک پاسخ مشترک این است که هیچ روز معمولی وجود ندارد - فعالیت های متنوع و مهیج مشخصه ی زندگی یک کارآفرین است. این بدان معنا نیست که نمی توانید زمان خود را سازماندهی کنید. یک برنامه روزانه حتی در صورت تغییر هم ارزشمند است . زیرا به شما کمک می کند تا اولویت ها ، مهلت ها و پیشرفت خود را در رسیدن به اهداف بلند مدت دنبال کنید. همانند رویکرد هفتگی،یک برنامه ی قابل انعطاف داشته باشید تا بتواند به جای یک برنامه زمانی دقیق ، تغییر پذیر باشد و با پیش آمدهای جدید سازگار شود.

در اینجا چند نکته دیگر در زمینه مدیریت زمان برای  برنامه ریزی نحوه گذراندن روز وجود دارد:

1. فهرستی از اولویت ها داشته باشید.

یک روش کلاسیک مدیریت زمان ، لیستی از کارهایی است که باید در طول روز انجام دهید که طبق اولویت مرتب شده اند. فوری ترین و مهمترین کارها باید در بالاترین قسمت ، و موارد با اهمیت کم تر یا قابل تعویق در پایین لیست  قرار داشته باشند.به خاطر داشته باشید ، یک لیست طولانی برای انجام کارها فقط باعث ایجاد استرس در شما خواهد شد. برخی از متخصصان توصیه می کنند که لیست کارهای روزانه به 6 مورد ختم شود و برخی دیگرتنها 3 مورد را توصیه می کنند.
برای پیگیری آنچه در طول روز انجام می دهید ، از چک لیست استفاده کنید و در ادامه کاری را که تکمیل کرده اید علامت بزنید. 

 2. محدودیت زمانی برای انجام کارها بگذارید.

بلوک بندی زمان یک روش مدیریت زمان است که بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک آن را مفید می دانند. در این روش زمان مشخصی را برای هر کار اختصاص می دهید . بر عکس انجام دادن چند کار با هم ،  که توجه شما به طور ناکارآمد روی چندین فعالیت همزمان پخش می شود. با تمرکز روی یک کار در زمان مقرر، می توانید توجه و انرژی خود را به آن کار معطوف کنید و آن را سریعتر و با استاندارد بالاتر انجام دهید.
برای بلوک بندی زمان ، باید ساعاتی را که در دسترس دارید به مواردی که در لیست کارهایتان است، اختصاص دهید. حتماً لازم نیست اولین کار لیست  را صبح انجام دهید. در عوض ، باید وظیفه اصلی خود را به بخشی از روز اختصاص دهید که می دانید بیشترین بازده را دارید. اگر شما یک فرد سحرخیز هستید ، صبح می تواند برای شما مناسب باشد. اگر شب ها انرژی بیشتری دارید می توانید مهم ترین کارهایتان را شبانه انجام دهید.
اگر بعد از ناهار احساس خواب آلودگی دارید ، این زمان را به کارهای ضروری کم زحمت اختصاص دهید.

 3. برنامه ریزی روزانه و هفتگی داشته باشید.

این کار عادت خوبی برای شروع مدیریت زمان موثر است. دانستن تفاوت بین برنامه ی روزانه و هفتگی اهمیت دارد . زیرا هر یک از آنها به روش خاص خود برای تجارت شما ارزشمند است. برنامه روزانه ی شما شامل اهداف معمول همیشگی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و تماس های تلفنی ، شرکت در جلسات روزانه و سایر کارهای معمول است. این کارها در طول روز به زمان احتیاج دارند و باید حساب شوند ، اما نیازی نیست که آنها را در برنامه ریزی هفتگی خود قرار دهید.
برنامه ی هفتگی دید وسیع تری از زندگی کاری شما را ارائه می دهد و به شما امکان می دهد وظایف خود را در طول هفته مدیریت کنید. آنچه در برنامه ی روزانه  اتفاق می افتد می تواند روی برنامه ی هفتگی تأثیر بگذارد . به عنوان مثال اگر کاری بیشتر از آن چه پیش بینی می کردید زمان بر است،باید آن را به روز دیگری موکول کنید.

3 نکته بهره وری برای مدیریت زمان خوب

همه ما این تجربه را داشته ایم که ساعت 4 بعد از ظهر شود و بگوییم "چه زود گذشت؟ مهلت تحویل کار نزدیک است! " در اینجا چند روش برای ایجاد مدیریت زمان خوب وجود دارد تا این لحظات را به حداقل برسانیم .

1. عوامل حواس پرتی خود را شناسایی کنید.

همه ما مستعد دستیابی به اهداف خود هستیم . به لطف حواس پرتی های دیجیتالی زندگی مدرن ، حفظ تمرکز بیش از هر زمان دیگری چالش برانگیز شده است. به مواردی که بیشتر حواس شما را پرت می کند، توجه کنید. ممکن است این حواس پرتی باز کردن بیش از حد صفحات جالب مرورگر بر روی مانیتور  باشد . بنابراین شما کارتان را رها می کنید و شروع به خواندن یک وبلاگ یا  خبر می کنید. یا ممکن است این باشد که تلفن شما هربار با دریافت پیام در چت گروهی با چشمک زدن یا لرزش ،ذهن شما را از کار منحرف می کند.
پس از مشاهده مواردی که مرتباً حواس شما را پرت می کنند ، می توانید تا زمان اتمام کار از آن ها دوری کنید. تلفن خود را در یک کشو بیندازید . هر صفحه ای را بجز موردی که برای کارتان نیاز دارید ببندید . اگر وسوسه می شوید وقت خود را صرف چت کنید ، هدفون بگذارید. با گذشت زمان ،این کار برای شما تبدیل به عادت می شود.
 
2. درمورد انجام چند کار همزمان احتیاط کنید.

اگر تعدد کارها باعث کاهش بهره وری شما می شود ، بهتر است تعداد کارهای تان را کم کنید. معمولاً افراد با مشاغل در حال رشد ، کارهای زیادی نسبت به زمان خود دارند. 
مشغول بودن خوب است ، اما ممکن است به نقطه ای برسید که بدون دستیابی به نتیجه ی قابل قبول تنها خود را خسته کنید.
به خود یادآوری کنید که بین مشغله ی زیاد و راندمان بالا تفاوت وجود دارد. یک سیستم مدیریت زمان مناسب باید به شما کمک کند تا استرس را از بین ببرید و کارها را کنترل کنید. به آنچه که به دست آورده اید و زحمتی که کشیده اید نگاه کنید . اطمینان حاصل کنید که نتایج مثبتی را که برای تلاش خود سزاوار آن هستید، به دست آورده اید. مدیریت یک تجارت کوچک می تواند فوق العاده استرس زا باشد. کار هوشمندانه در مقابل سخت کار کردن بدون دلیل، برای سلامت روان شما بهتر است.

3. برای شارژ مجدد خود وقت بگذارید.

بهره وری همانطور که به کار سخت نیاز دارد،به استراحت به موقع هم احتیاج دارد.برای دستیابی به موفقیت، برنامه شما باید شامل چند ساعت کار و چندین دوره استراحت باشد . به عنوان مثال چارلز داروین به چرت بعدازظهر عادت داشت و در طول یک روز کاری برای قدم زدن به بیرون می رفت. این یک روش مدیریت زمان موثر است!
زمانی را که در مقابل صفحه نمایش هستید،مدیریت کنید .طبق گفته مدیر اجرایی بهداشت و ایمنی دولت انگلستان ، باید به ازای هر ساعت مقابل مانیتور،پنج تا ده دقیقه استراحت کنید. کمی استراحت به شما کمک می کند تا طراوت بیشتری پیدا کنید. دوره های استراحت در طول برنامه کاری به شما زمان و مکان لازم  برای تأمل در اهداف ، توسعه ایده ها و امکان ایجاد ارتباطات جدید بین چیزهایی که یاد گرفته اید را فراهم می کند. نترسید تا پای خود را از روی گاز بردارید .با استراحت به موقع می توانید در روزی که فکر می کنید کاری از پیش نخواهید برد، کارهای بزرگی انجام دهید.
 
چگونه کارایی خود را بالا ببریم؟

کارایی چیست؟

آیا کارایی همان بهره وری نیست؟ در واقع ، این دو بسیار متفاوت هستند و حتی می توانند در بعضی مواقع مخالف یکدیگر باشند. به بیان ساده:
• بهره وری مربوط به حجم کاری است که انجام می دهید و بازدهی مربوط به کیفیت آن کار است. بنابراین اگر شرکت شما کوکی درست می کند ، بهره وری تعداد کالاهایی است که می توانید در روز بپزید.
• کارآیی این است که وقتی مشتری شما آنها را میخورد ، چقدر خوشمزه هستند ، چه مقدار انرژی برای پخت آنها لازم است و یا اینکه از چه موادی باید استفاده کنید تا نتیجه ی عالی بگیرید.
ناگفته نماند که بهره وری و کارایی هر دو برای هر شغلی ضروری است وهر کدام می تواند تأثیر زیادی بر دیگری بگذارد. پارامتر کارآیی بهره وری در برخی مشاغل مورد استفاده قرار می گیرد . که در این پارامتر این دو مورد به طور هم زمان اندازه گیری می شوند. در این روش ، مدیران تعداد محصولات تکمیل شده در یک زمان مشخص را اندازه گیری می کنند و محصولات ناکارآمد را از کل آنها کم می کنند. بنابراین اگر برخی از محصولات به زیر آستانه کیفیت خاصی برسند ، شمرده نمی شوند.
درک این پارامتر در شرایط تولید آسان تر است . جایی که یک تجارت دارای محصولاتی است که می تواند قبول یا رد شود. این کار می تواند در شرکت هایی که به جای محصولات ،خدمات ارائه می دهند هم استفاده شود. کلید سنجش کارایی در خدمات ، تعریف استاندارد کیفیتی است که می خواهید به آن پایبند باشید ، مثلاً رضایت مشتری یا تحویل به موقع یا... اگر واحدهای کاری شما با استاندارد مطابقت نداشته باشند، حذف خواهند شد.
 
چگونه می توانم کارآمدتر باشم؟

بهبود کارایی اغلب همراه با  کاهش سرعت و دست کشیدن از کار است. اگر می خواهید کارایی خود را بهتر کنید ، شروع به بررسی نحوه انجام کارها کنید و ببینید کجا می توانید روش ها ، عادت ها و رفتارهای خود را بهبود ببخشید تا نتیجه بهتری بگیرید.
یک نمونه که در تمام زمینه های زندگی برای کارآفرینان وجود دارد خواب است. داشتن یک خواب 8 یا 9 ساعته خوب هر شب می تواند تمرکز ، انگیزه ، روحیه و توانایی یادگیری شما را بهبود بخشد. اگر شغل فردی دارید ، اولویت بندی در خواب راهی برای بهینه سازی با ارزش ترین منبع – یعنی خودتان است. با خواب کافی می توانید مغز خود را کارآمدتر کنید ، به طوری که کیفیت کاری که انجام می دهید بالا رود ، ساعت کمتری طول بکشد و وقت بیشتری برای پروژه های مورد اشتیاق خود داشته باشید.
از منظر مدیریت زمان ، هدف دستیابی به بهترین کار با کیفیت در مهلت مقرر است ، و البته ، افزایش همزمان بهره وری. در اینجا چند روش وجود دارد که می توانید کارایی یک تجارت کوچک را افزایش دهید:

1. از انجام چند کار با هم خودداری کنید.

ممکن است گاهی لازم باشد چند کار را با هم انجام دهید، اما تا آنجا که ممکن است در برابر اصرار بر انجام چندین فعالیت همزمان در طول روز مقاومت کنید. وقتی از یک کار به سراغ کار دیگری می روید،به دست آوردن دوباره ی تمرکز زمان بر خواهد بود. بنابراین سعی کنید تا جایی که می توانید هر کار را در بلوک های زمانی مشخص انجام دهید و از چندفعالیتی اجتناب کنید. 

2. محیط اطراف خود را بهینه کنید.

با به حداقل رساندن عوامل حواس پرتی ، سر و صدا و استرس ، اطمینان حاصل کنید که فضای کار شما برای تمرکز آماده است. میزکار خود را برای استقرار راحت ، پایدار و انعطاف پذیر تنظیم کنید. افراد ، ابزارها و مواد را در فضای کار به نحوی سازماندهی کنید که بدون نیاز به تنظیم دوباره ،کارها به راحتی انجام شود، تا در زمان و نیروی کار صرفه جویی شود.

3. انجام وظایف را به دیگران بسپارید.

اگر تیمی را مدیریت می کنید ، هوشمندانه از آنها استفاده کنید. ممکن است که نیازی به حضور شما در همه ی جلسات نباشد! از نقاط قوت و ضعف و وظایف خود آگاه باشید . می توانید کارهایی را که بیش از حد وقت شما را می گیرد به کسی که سریعتر می تواند آنها را انجام دهد بسپارید. این امر به تخصص و تجربه نیز مربوط می شود. اگر در تیم خود یک کارشناس آمار دارید ، او کسی است که باید تجزیه و تحلیل وب سایت شما را انجام دهد ، نه شما که باید زمانی را صرف استراتژی رهبری یا توسعه خلاقانه کنید. اختصاص افراد مناسب به مشاغل مناسب کلید بهره وری کارکنان است. اگر به تنهایی کار می کنید ، استخدام یک فرد یا شراکت می تواند به شما در کاهش حجم کار کمک کند و باعث شود مهارت های جدیدی را روی کار بیاورد.

4. از تکنولوژی برای خودکار کردن کارها استفاده کنید.

خودکار کردن کارهای روزمره معجزاتی برای زندگی کاری شما ایجاد می کند. استفاده از ربات های چت برای پاسخگویی به سوالات مربوط به خدمات مشتری یا استفاده از نرم افزاری برای رزرو و فروش ، صرفه جویی در وقت بسیار خوبی برای افراد پرمشغله است.